Nama :
Kusnadi
Dosen Pengampu :
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
UPBBJ :
Pangkalpinang
TUGAS TAMBAHAN
Human Resource Information System (HRIS) terdiri atas tiga
bagian utama, masing-masing adalah subsitem input, subsistem database dan
subsistem output. Jelaskan dan beri contoh implementasinya yang saudara
ketahui..
JABAWAN
Ada tiga komponen utama
dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yaitu:
1.
Subsistem
Input
Yaitu memberikan kemampuan untuk
memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini
mengumpulkan data seperti: siapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana
data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa
dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur
sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya
harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya
dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam omputer
pribadi yang dihubungkan dengan omputer besar (mainframe computer). Informasi
dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari
dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari omputer-komputerlainnya atau
diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya
mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan computer).
Subsistem Input Output pada
HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :
a. Sistem informasi akuntansi (SIA)
SIA
menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap
dari sumber daya personil baik keuangan
maupun non keuangan.
Contoh elemen data personel misalnya
nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan.
Contoh elemen data akuntansi seperti upah per jam, gaji bulanan, pendapatan
kotor bulan ini, dan pajak penghasilan.
b. Subsistem penelitian sumber daya manusia
Subsistem ini mengumpulkan data
melalui proyek penelitian khusus. Penelitian diadakan karena informasi tertentu
belum terdapat dalam SIM-SDM. Contohnya adalah penelitian suksesi (calon bagi
posisi tertentu), analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian keluhan.
Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan
Evaluasi Jabatan Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance
Studies).
c. Subsistem intelijen sumber daya manusia
Subsistem intelejen sumber
daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari
lingkungan perusahaan.
ü Intelejen pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi
yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
ü Intelejen pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti
perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan
lulusan universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai
baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan
perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.
ü Intelejen serikat pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan
informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja
dan perusahaan.
ü Intelejen masyarakat global. Masyarakat global menyediakan
informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan
rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal,
nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke
dalam komunitas lokalnya.
ü Intelejen masyarakat keuangan. Masyarakat keuangan memberikan
data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.
ü Intelejen pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing sebagai
sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktik
personalia pesaing, dan mungkin informasi perseorangan yang berpotensi untuk
direkrut.
2.
Subsistem
Database
Sistem data dimasukan ke dalam sistem
informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan
memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam
sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan,
mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke
dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara
akurat dan cepat.
Database HRIS
dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi
dan perusahaan di lingkungan perusahaan. Sebagian besar database ini ditempatkan pada komputer
sentral perusahaan, tetapi database lainnya berada di Divisi SDM,
divisi lain, dan di luar pusat pelayanan. Perangkat lunak yang dapat digunakan
dalam manajemen database di antaranya IMS, FOCUS, DB2, dan
dBASE.
3.
Susbsistem
Output
Merupakan fungsi yang paling terlihat
dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi
keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai computer, Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi
yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat
dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal
ini secara manual, menyusun computer-statistik dan mengetik laporan-laporan.
Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan
program-program yang canggih.
Manajer SDM menggunakan output SIM-SDM lebih sering dari manajer
lainnya. Pemakai SIM-SDM menerima output dalam bentuk laporan periodik dan
jawaban atas database queries. Sebagian besar perangkat lunak
yang digunakan untuk output merupakan hasil pengembangan
bersama antara perusahaan dan jasa sistem informasi.
Output HRIS terdiri
atas 6 subsistem yaitu :
1.
Subsistem
Perencanaan Kerja
Merupakan
informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga
kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi
untuk analisis perputaran tenaga kerja (turn over), anggaran biaya tenaga kerja
dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2.
Subsistem
Perekrutan
Merupakan
informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara
eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi
pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3.
Subsistem
Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan
informasi±informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di
dalam organisasi. Informasi± informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian
atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan
kedisiplinan.
4.
Subsistem
Tunjangan
Merupakan
informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam
kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan
kompensasi.
5.
Subsistem
Benefit
Meliputi
benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit berbeda dengan kompensasi.
Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya,
sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana
pensiun.
6.
Subsistem
Pelapor Lingkungan
Informasi-informasi ini
berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan
dan lingkungan kerjanya.
IMPLEMENTASI HRIS
1.
Sistem Informasi Kepegawaian pada
perusahaan
2.
Sistem Payroll Pada Perusahaan
3.
Sistem Perekrutan dan Penerimaan Pegawai
File Lengkap download disini
DAFTAR PUSTAKA
Ali, Hapzi. 2010. Sistem Informasi
Manajemen. Harta Cipta Mandiri
Daniel, Debby Ratna dan Wiwik
Supratiwi. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Pusat Penerbitan Universitas
Terbuka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar