Human Resource Information System (HRIS)

Nama                          : Kusnadi

Dosen Pengampu      : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

UPBBJ                       : Pangkalpinang

TUGAS TAMBAHAN

Human Resource Information System (HRIS) terdiri atas tiga bagian utama, masing-masing adalah subsitem input, subsistem database dan subsistem output. Jelaskan dan beri contoh implementasinya yang saudara ketahui..

JABAWAN

Ada tiga komponen utama dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yaitu:

1.    Subsistem Input

Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data seperti: siapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam omputer pribadi yang dihubungkan dengan omputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari omputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan computer).

Subsistem Input Output pada HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :

a.    Sistem informasi akuntansi (SIA)

SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya  personil baik keuangan maupun non keuangan.

Contoh elemen data personel misalnya nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan. Contoh elemen data akuntansi seperti upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor bulan ini, dan pajak penghasilan.

b.   Subsistem penelitian sumber daya manusia

Subsistem ini mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Penelitian diadakan karena informasi tertentu belum terdapat dalam SIM-SDM. Contohnya adalah penelitian suksesi (calon bagi posisi tertentu), analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian keluhan.

Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

c.    Subsistem intelijen sumber daya manusia

Subsistem intelejen sumber daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.

ü  Intelejen pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

ü  Intelejen pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

ü  Intelejen serikat pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

ü  Intelejen masyarakat global. Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

ü  Intelejen masyarakat keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.

ü  Intelejen pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktik personalia pesaing, dan mungkin informasi perseorangan yang berpotensi untuk direkrut.

2.    Subsistem Database

Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.

Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perusahaan di lingkungan perusahaan. Sebagian besar database ini ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database lainnya berada di Divisi SDM, divisi lain, dan di luar pusat pelayanan. Perangkat lunak yang dapat digunakan dalam manajemen database di antaranya IMS, FOCUS, DB2, dan dBASE.

3.    Susbsistem Output

Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai computer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun computer-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.

Manajer SDM menggunakan output SIM-SDM lebih sering dari manajer lainnya. Pemakai SIM-SDM menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries. Sebagian besar perangkat lunak yang digunakan untuk output merupakan hasil pengembangan bersama antara perusahaan dan jasa sistem informasi.

Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1.      Subsistem Perencanaan Kerja

Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turn over), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2.      Subsistem Perekrutan

Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

3.      Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Merupakan informasi±informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi± informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

4.      Subsistem Tunjangan

Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5.      Subsistem Benefit

Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6.      Subsistem Pelapor Lingkungan

Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

IMPLEMENTASI HRIS

1.      Sistem Informasi Kepegawaian pada perusahaan

2.      Sistem Payroll Pada Perusahaan

3.      Sistem Perekrutan dan Penerimaan Pegawai

File Lengkap download disini

DAFTAR PUSTAKA

Ali, Hapzi. 2010. Sistem Informasi Manajemen. Harta Cipta Mandiri

Daniel, Debby Ratna dan Wiwik Supratiwi. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Pusat Penerbitan Universitas Terbuka.